Как эффективно провести коммерческий тендер

К счастью, современные цифровые инструменты позволяют весьма эффективно оптимизировать расходы и сэкономить время. Один из таких инструментов — коммерческий тендер на электронной площадке для закупок. 

Проведение коммерческих закупок в эпоху диджитализации

Предположим, вам необходимо систематически закупать для потребностей производства новый вид сырья. Чтобы найти подходящих поставщиков, можно пойти двумя способами. 

Первый способ (то, как делали раньше) предполагает поиск информации о поставщиках в интернете, созвон, отправку запроса на получение коммерческого предложения. 

Весь этот процесс существенно отнимает время (ведь каждому потенциальному поставщику нужно донести одну и ту же информацию — предполагаемые сроки и объемы поставки, технические характеристики и т.д.).

Второй способ (то, как делают сейчас) — объявить коммерческий тендер на электронной площадке. 

Это работает очень просто. Вы размещаете на одной из площадок коммерческую закупку — указываете всю необходимую информацию, прописываете требования к поставщикам. Они в свою очередь узнают о новом тендере и присылают вам заявки на участие. Вам остается выбрать наиболее привлекательное по ценовым или другим критериям предложение, заключить договор и начать работать. 

Электронные коммерческие тендеры — это современный способ оптимизировать расходы компании и сэкономить время сотрудникам. Чтобы начать его использовать, достаточно выбрать площадку и зарегистрироваться. 

Как выбрать торговую площадку для коммерческих тендеров 

Сегодня существует большое количество торговых площадок для проведения коммерческих закупок. Чтобы работа с тендерами была для вас удобной и комфортной, стоит обратить внимание на такие критерии выбора площадки:

• наличие поддержки со стороны личного менеджера-консультанта;
• быстрый и удобный поиск коммерческих тендеров (чтобы вашу закупку могли легко найти);
• инструменты аналитики;
• возможности личного кабинета.

Не лишним будет также узнать, какие известные компании уже работают с той или иной площадкой, какая в среднем конкуренция в коммерческом тендере и сколько всего коммерческих тендеров было объявлено за все время. 

Эта информация позволит вам объективно оценить, насколько торговая площадка отвечает вашим потребностям. 

Документация коммерческих закупок

В сущности это набор документов, в которых содержится условия проведения коммерческого тендера. 

Поскольку сфера коммерческих тендеров, в отличие от государственных закупок, не имеет жесткого законодательного регулирования, то документация составляется на усмотрение коммерческого заказчика (однако, она не должна противоречить действующему законодательству). 

Как правило, в документации содержится следующая информация:

• технические требования к предмету закупки;
• сроки поставки;
• условия оплаты;
• требования к формированию цены;
• проект договора.

Для того, чтобы привлечь как можно больше поставщиков в коммерческий тендер, важно четко указывать всю необходимую информацию. 

Этапы коммерческих закупок 

Всего на площадке может быть пять этапов (это максимальное количество). Конкретная комбинация этапов зависит от того, какой из инструментов вы выбираете.

1. Прием предложений — поставщики изучают вашу документацию, задают уточняющие вопросы и подают предложение. . 
2. Преквалификация — вы изучаете предложения поставщиков и делаете все необходимое, чтобы провести предварительный отбор.  
3. Аукцион - этап ценовых торгов среди поставщиков, который обычно проходит в течение суток.
4. Квалификация — этап для финальной оценки предложений от поставщиков с учетом результатов ценовых торгов. На этапе квалификации вы находите, чье предложение вам подходит лучше всего и выбираете этого поставщика победителем. 
5. Предложения рассмотрены — промежуточный этап, на котором вы выбрали победителя, но еще не начали с ним работать. 
6. Завершено — финальный, "технически" этап, сигнализирующий всем участникам коммерческого тендера, что он завершен. 

Результат коммерческих закупок 

Результатом проведения коммерческого тендера является выбор поставщика, который лучше других подходит для вашей закупки. 

Чтобы процесс выбора был максимально эффективным, важно вначале выработать четкие критерии выбора победителя. 

Единых критериев для победы в тендере не существует. Все зависит от конкретной закупки. В одной ситуации наиболее важным является цена. В другой ситуации на первое место выходят неценовые критерии (например, способность поставщика обеспечить требуемые объемы поставок). В третьей ситуации имеет место комбинация ценовых и неценовых критериев. 

Заключение

Все больше и больше украинских компаний понимают преимущества коммерческих закупок через торговые площадки. Ведь экономия ресурсов позволяет перенаправить денежные ресурсы на другие потребности бизнеса, обеспечив тем самым устойчивое и более интенсивное развитие. 

Попробуйте провести коммерческий тендер в своей компании — современные цифровые технологии дают для этого все возможности.